La décision est prise. Après des mois, parfois des années à gérer vos contacts sur Excel, vous avez identifié le moment de basculer vers un CRM. Le fichier est devenu ingérable, les erreurs se multiplient, votre équipe perd du temps.
Mais une question vous freine : comment migrer d’Excel vers un CRM sans perdre les données accumulées depuis des années ? Sans bloquer l’activité commerciale pendant la transition ? Sans que l’équipe résiste au changement ?
Ce guide détaille la méthode appliquée avec plus de 150 PME françaises accompagnées entre 2012 et 2024 dans leur migration. Le constat : celles qui réussissent suivent un processus en 4 phases précises. Celles qui échouent sautent généralement l’une de ces étapes.
Phase 1 : Préparer le terrain (avant même de choisir le CRM)
L’erreur la plus fréquente consiste à choisir un CRM, puis seulement après se demander comment y faire entrer les données Excel. C’est l’inverse qu’il faut faire.
Auditer votre fichier Excel actuel
Avant de migrer d’Excel vers un CRM, vous devez comprendre exactement ce que contient votre fichier. Ouvrez-le et répondez à ces questions :
Combien de lignes contient-il réellement ? Pas le nombre total de lignes, mais le nombre de contacts distincts et actifs. Un fichier qui affiche 2 400 lignes contient souvent 1 800 contacts réels une fois les doublons et lignes vides retirés.
Quelles colonnes sont vraiment utilisées ? Vous avez probablement 30 colonnes dans votre fichier, mais seules 12 contiennent des informations systématiquement remplies. Identifiez-les, ce sont celles qu’il faudra mapper en priorité.
Quel est le niveau de qualité des données ? Prenez 50 lignes au hasard. Combien ont un email valide ? Un numéro de téléphone au bon format ? Une entreprise renseignée ? Ce taux de complétude vous indique le travail de nettoyage nécessaire.
Le nettoyage qui change tout
Thomas dirige une société de maintenance industrielle. Son fichier Excel comptait 3 200 lignes accumulées sur 6 ans. Il a passé un CRM en phase de test, importé directement le fichier brut. Résultat : 40% des contacts n’avaient pas d’email, 600 doublons sont apparus, les statuts commerciaux mélangeaient « prospect », « Prospect », « PROSPECT » et « lead ».
L’import technique a fonctionné, mais le CRM était inutilisable. Il a fallu tout recommencer.
La bonne méthode pour nettoyer avant de migrer d’Excel vers un CRM :
Supprimez les doublons évidents. Utilisez la fonction « Supprimer les doublons » d’Excel sur la colonne email. Attention : cette fonction supprime toute la ligne. Vérifiez avant que vous ne perdez pas d’informations importantes présentes dans une version du doublon mais pas dans l’autre.
Homogénéisez les formats. Les numéros de téléphone doivent suivre le même format (avec ou sans espaces, avec ou sans indicatif). Les statuts commerciaux doivent utiliser exactement les mêmes termes (pas « client », « Client », « CLIENT »).
Complétez les données manquantes critiques. Au minimum, chaque ligne doit avoir un nom et un moyen de contact (email ou téléphone). Sans cela, le contact est inutilisable dans un CRM.
Ce travail peut prendre une journée ou plus selon la taille du fichier. C’est long, mais c’est l’étape qui détermine la réussite de votre migration.
Définir ce que vous attendez vraiment du CRM
Vous migrez d’Excel vers un CRM pour résoudre des problèmes précis. Listez-les noir sur blanc avant de commencer.
Je ne compte plus les cas de projets de migration vers un CRM parce que « tout le monde dit qu’il faut un CRM ». Trois mois après, les équipes utilisent le CRM comme un Excel en ligne.
Les bonnes raisons de migrer :
- Plusieurs personnes doivent accéder aux mêmes données en temps réel
- Vous perdez des opportunités par oubli de relance
- Vous avez besoin d’un historique complet des échanges avec chaque client
- Les reportings manuels prennent trop de temps
Les mauvaises raisons :
- « C’est moderne d’avoir un CRM »
- « Nos concurrents en ont un »
- « On nous a dit qu’il fallait »
Si vous ne savez pas précisément pourquoi vous migrez, attendez. Clarifiez d’abord vos besoins.
Phase 2 : Choisir le bon CRM (et éviter le piège du sur-dimensionnement)
Une fois votre fichier Excel nettoyé et vos besoins clarifiés, vous pouvez choisir l’outil. Mais attention au piège classique.
Le syndrome du « on prend le leader du marché »
Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics sont d’excellents CRM. Pour des équipes de 50 à 500 commerciaux avec des processus complexes. Pas pour une PME de 8 personnes qui sort d’Excel.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Selon une étude Capterra de 2024, 67% des PME qui choisissent un CRM « enterprise » l’abandonnent dans les 18 mois. Les raisons invoquées : trop complexe, trop long à paramétrer, fonctionnalités inutilisées.
Le coût réel d’un CRM sur-dimensionné ne se limite pas à l’abonnement. Il faut compter :
- 40 à 100 heures de paramétrage initial (à faire par un administrateur formé)
- 8 à 24 heures de formation équipe
- Un consultant externe dans 40% des cas (entre 5 000 et 50 000 euros selon le CRM)
Pour une PME qui migre d’Excel vers un CRM, ces chiffres sont disproportionnés.
Les critères qui comptent vraiment
Quand vous comparez des CRM pour votre migration, trois critères dominent tous les autres.
La facilité d’import depuis Excel. Certains CRM proposent un import en 3 clics avec détection automatique des colonnes. D’autres nécessitent un mapping manuel complexe, voire l’intervention d’un développeur. Testez cette fonction avant de vous engager. Si l’import de test est compliqué, la migration réelle sera un cauchemar.
La courbe d’apprentissage. Demandez une démo et chronométrez : combien de temps faut-il pour créer un contact, ajouter une opportunité, consulter l’historique des échanges ? Si ces actions de base prennent plus de 2 minutes à comprendre, votre équipe aura du mal à adopter l’outil.
Le prix réel tout compris. Beaucoup de CRM affichent un tarif attractif (15-25 euros/mois) mais facturent en supplément : l’import de données, certaines fonctionnalités essentielles, le support technique, les utilisateurs supplémentaires au-delà d’un seuil. Demandez systématiquement le prix final pour votre configuration réelle.
Pour migrer d’Excel vers un CRM sans complications, privilégiez un outil conçu spécifiquement pour les PME. Charik, par exemple, a été développé pour les entreprises de 1 à 30 personnes qui quittent Excel. L’import prend 5 minutes, l’interface ressemble à un tableur amélioré, et le prix est fixe à 29 euros par utilisateur sans frais cachés.
Vous pouvez tester gratuitement sur www.charik.app pendant 14 jours, aucune carte bancaire demandée.
Phase 3 : Exécuter la migration (en 7 jours maximum)
La migration effective de vos données d’Excel vers le CRM ne doit pas durer des semaines. Plus c’est long, plus le risque d’abandon est élevé.
Jour 1 à 2 : Import technique et vérification
Uploadez votre fichier Excel nettoyé dans le CRM. La plupart des outils modernes détectent automatiquement les colonnes (nom, prénom, email, téléphone, entreprise). Vérifiez le mapping proposé et ajustez si nécessaire.
Une fois l’import réalisé, vérifiez immédiatement sur 20 contacts au hasard que les informations sont bien passées. Ouvrez ces contacts dans le CRM, comparez avec le fichier Excel source. Les erreurs classiques :
- Colonnes inversées (le nom de l’entreprise s’est retrouvé dans le champ « fonction »)
- Dates mal interprétées (format américain vs français)
- Numéros de téléphone tronqués (Excel convertit parfois les numéros en format scientifique)
Si vous détectez des erreurs structurelles, supprimez l’import et recommencez. Ne tentez pas de corriger manuellement 800 contacts un par un.
Jour 3 à 4 : Test en conditions réelles avec 2 utilisateurs
Ne basculez pas toute l’équipe d’un coup. Sélectionnez 2 personnes (idéalement un utilisateur enthousiaste et un sceptique) et demandez-leur d’utiliser le CRM en parallèle d’Excel pendant 2 jours.
Leur mission : effectuer toutes les tâches quotidiennes habituelles (ajouter un contact, mettre à jour un statut, relancer un prospect, générer un reporting). Notez chaque difficulté rencontrée.
Jour 5 : Formation express de l’équipe
Une fois les bugs identifiés et corrigés, organisez une session de formation collective. Pas un PowerPoint de 50 slides. Une session pratique de 60 à 90 minutes maximum.
L’agenda efficace :
- 15 minutes : pourquoi on migre (rappel des problèmes Excel)
- 30 minutes : démonstration des 5 actions de base en live
- 30 minutes : chacun fait les mêmes actions sur son poste
- 15 minutes : questions/réponses
Filmez cette session. Ceux qui étaient absents pourront la regarder. Et dans 3 mois, quand un nouveau commercial arrivera, vous aurez déjà le support de formation.
Jour 6 à 7 : Bascule définitive
Le lundi de la deuxième semaine, Excel est fermé. Tous les nouveaux contacts, toutes les modifications passent exclusivement par le CRM.
Gardez le fichier Excel en lecture seule pendant 3 mois pour consultation historique si besoin. Mais interdisez toute modification dessus. Sinon, vous créerez deux bases désynchronisées et le chaos sera pire qu’avant.
Phase 4 : Ancrer l’usage (le vrai défi commence ici)
La migration technique d’Excel vers un CRM prend 7 jours. L’adoption réelle prend 3 mois.
Les résistances prévisibles
Certains membres de l’équipe vont résister. C’est normal. Ils ont leurs habitudes avec Excel, leur fichier personnel bien organisé, leurs formules qui marchent.
Les trois profils classiques :
Le nostalgique : « Excel fonctionnait très bien, je ne vois pas pourquoi on change. » Il continue à maintenir son fichier Excel perso en parallèle du CRM. Résultat : il ne remplit pas le CRM correctement puisqu’il a « ses » données ailleurs.
Le débordé : « Je n’ai pas le temps d’apprendre un nouvel outil. » Il entre le strict minimum dans le CRM, sans enrichir les fiches, sans noter les échanges. Le CRM devient une coquille vide.
Le techno-anxieux : « Je ne suis pas à l’aise avec l’informatique. » Il fait des erreurs, ne comprend pas certaines fonctions, n’ose pas demander de l’aide. Il se déconnecte progressivement.
Pour chacun de ces profils, la solution n’est pas technique. Elle est managériale.
Les règles qui font la différence
Trois règles permettent d’ancrer l’usage du CRM après la migration :
Règle 1 : Un référent CRM identifié. Une personne dans l’équipe devient le point de contact pour toute question sur l’outil. Pas le responsable informatique (qui ne connaît pas les besoins métier), mais un commercial qui maîtrise bien l’outil. Cette personne doit être disponible et réactive.
Règle 2 : Tous les reportings partent du CRM. Fini les reportings basés sur des fichiers Excel personnels. Les réunions commerciales hebdomadaires affichent le pipeline directement depuis le CRM. Si un commercial n’a pas rentré ses données, son activité n’apparaît pas. Sanction immédiate et visible.
Règle 3 : Pas de double saisie tolérée. Certains managers demandent à leurs équipes de remplir le CRM ET un fichier Excel de suivi. Résultat garanti : l’équipe remplit mal les deux. Choisissez un seul système de vérité et tenez-vous-y.
Mesurer le succès de la migration
Trois mois après avoir migré d’Excel vers un CRM, vous devez pouvoir répondre oui à ces questions :
100% de l’équipe se connecte au CRM au moins une fois par jour. Si ce n’est pas le cas, certains utilisent encore des fichiers parallèles.
Les nouveaux contacts sont créés dans le CRM sous 24h maximum. Si un commercial note les coordonnées sur un bout de papier ou dans son téléphone et les rentre 3 jours après, le CRM ne joue pas son rôle.
L’historique des échanges est renseigné pour au moins 70% des contacts actifs. Sinon, vous avez juste remplacé un tableur Excel par un tableur en ligne, sans profiter de la vraie valeur d’un CRM.
Si ces trois critères ne sont pas remplis, votre migration a échoué même si techniquement les données sont passées.
Les erreurs qui tuent une migration (et comment les éviter)
15% des migrations CRM échouent et l’analyse de ces échecs révèle 4 erreurs récurrentes.
Erreur 1 : Migrer sans nettoyer
Import de 2 800 contacts dont 900 doublons et 600 sans email valide. Le CRM devient immédiatement inutilisable. L’équipe perd confiance dans l’outil dès le premier jour.
La solution : accepter de passer 8 à 12 heures à nettoyer le fichier Excel avant la migration. C’est long, mais c’est l’investissement qui garantit le succès.
Erreur 2 : Choisir un CRM trop complexe
Import réussi, mais l’équipe ne comprend pas comment utiliser les fonctions de base. Les commerciaux appellent le support technique 3 fois par semaine. Au bout de 6 semaines, l’outil est abandonné.
La solution : pour une équipe qui sort d’Excel, privilégiez la simplicité sur la puissance. Un CRM qui fait 80% de ce dont vous avez besoin mais que tout le monde utilise vaut mieux qu’un CRM qui fait 100% mais que personne ne maîtrise.
Erreur 3 : Basculer toute l’équipe d’un coup
Aucun test préalable, formation théorique de 30 minutes, bascule un lundi matin. Les bugs apparaissent en production, l’équipe panique, retour sur Excel le jour même.
La solution : phase de test de 3 à 5 jours avec 2 utilisateurs pilotes. Identification et correction des problèmes avant la bascule générale.
Erreur 4 : Négliger l’accompagnement post-migration
Migration technique réussie, puis plus rien. Aucun suivi de l’usage, aucune réponse aux questions, aucun ajustement des processus. L’adoption chute progressivement, l’équipe revient à ses anciennes habitudes.
La solution : rendez-vous hebdomadaire pendant 6 semaines pour faire le point sur les difficultés rencontrées et ajuster si nécessaire.
Combien coûte vraiment une migration d’Excel vers un CRM ?
Le prix d’un CRM se limite rarement à l’abonnement mensuel. Voici le budget réel pour une PME de 8 personnes dont 5 utilisateurs CRM :
Coûts directs :
- Abonnement CRM : 145 à 250 euros/mois selon l’outil (soit 1 740 à 3 000 euros/an)
- Frais de mise en service (certains CRM) : 0 à 500 euros
Coûts indirects :
- Temps de nettoyage du fichier Excel : 10 heures à 35 euros/heure = 350 euros
- Temps de paramétrage : 5 à 15 heures = 175 à 525 euros
- Temps de formation équipe : 8 heures = 280 euros
- Perte de productivité pendant la transition (1 semaine) : environ 500 euros
Total première année : 3 045 à 5 155 euros
Face à cela, le coût annuel des limites d’Excel que nous avons calculé dans l’article précédent : 168 480 euros (14 040 euros × 12 mois).
Même en divisant ce chiffre par 10 pour rester prudent, le CRM s’autofinance en moins de 4 mois.
Migrer d’Excel vers un CRM : synthèse de la méthode
Si vous devez retenir une chose de ce guide, c’est que la réussite d’une migration ne dépend pas de la technologie. Elle dépend de la méthode.
Les 4 phases à suivre dans l’ordre :
- Nettoyer le fichier Excel et définir précisément vos besoins (avant de choisir l’outil)
- Choisir un CRM adapté à votre taille et à vos usages réels (pas le plus connu, le plus adapté)
- Migrer en 7 jours maximum avec phase de test (pas de bascule brutale)
- Accompagner l’équipe pendant 3 mois (pas de lâcher-prise après la migration technique)
Si vous sautez une de ces phases, vos chances d’échec dépassent 60%. Si vous les suivez toutes, vos chances de succès dépassent 85%.
Pour les PME qui cherchent à migrer d’Excel vers un CRM sans complications, Charik propose un processus simplifié : import Excel en un clic, interface simple, prix fixe sans frais cachés. L’outil a été conçu spécifiquement pour faciliter cette transition.
Testez gratuitement pendant 14 jours sur www.charik.app.
Aucun engagement, aucune carte bancaire requise.
