La facture proforma porte le mot facture sans en être une au sens comptable. C’est un document d’information, établi avant la vente, qui présente le détail et le montant d’une transaction envisagée. Elle n’enregistre aucune dette, ne se comptabilise pas et n’oblige le client à aucun paiement.
Qu’est-ce qu’une facture proforma
Le terme proforma vient du latin et signifie pour la forme. Une facture proforma reprend la présentation d’une facture classique (prestations, quantités, prix, TVA) mais reste un simple aperçu. Elle n’a pas de numéro de facture séquentiel, n’est pas enregistrée en comptabilité et ne rend aucune TVA exigible. Le client qui la reçoit ne doit rien payer sur cette seule base.
À quoi sert une facture proforma
Son usage est concret dans plusieurs situations. À l’export, elle accompagne une marchandise pour les formalités douanières et indique la valeur des biens. Auprès d’une banque ou d’un organisme, elle sert de justificatif pour une demande de financement ou de déblocage de fonds avant l’achat. En interne chez le client, elle permet d’obtenir un bon de commande ou une validation budgétaire avant l’émission de la facture définitive.
Facture proforma, devis et facture
Les trois documents se ressemblent mais ne jouent pas le même rôle. Le devis est une proposition commerciale destinée à être acceptée et signée. La facture définitive constate la vente et déclenche le paiement. La facture proforma n’est ni l’un ni l’autre : un document d’information, sans engagement de paiement ni valeur comptable. Dans les faits, devis et proforma se recoupent souvent, à ceci près que le devis a vocation à être signé, la proforma à informer.
Les mentions d’une facture proforma
Pour éviter toute ambiguïté, une facture proforma doit porter clairement la mention facture proforma ou document non comptable. Elle reprend ensuite les éléments d’une facture : coordonnées des parties, détail des prestations, prix unitaires et total, taux de TVA applicable. L’absence de numéro de facture séquentiel est ce qui la distingue immédiatement d’une facture réelle. Centraliser ses devis et propositions dans un outil unique garde une trace claire de chaque étape et évite de confondre ces documents.