Gérer ses contacts dans le CRM
Les fiches contacts sont au cœur de votre CRM. Elles vous permettent de centraliser les informations sur les personnes avec lesquelles vous échangez : prospects, clients, partenaires ou toute autre relation utile à votre activité.
Une fiche contact bien remplie vous aide à mieux suivre vos échanges, à retrouver rapidement une information et à travailler plus efficacement en équipe.
Créer un contact
Vous pouvez créer un contact manuellement à tout moment depuis votre CRM en utilisant le bouton d’action rapide.
Vous avez la possibilité d’ajouter un contact également en utilisant la combinaison de touches correspondante.
Charik CRM vous permet de créer un contact directement avec les coordonnées essentielles :
- le prénom*
- le nom*
- l’adresse email
- le numéro de téléphone
Il n’est pas toujours nécessaire de remplir tous les champs dès le départ. Commencez par les informations essentielles, puis complétez la fiche au fur et à mesure de vos échanges.
Vous pouvez également l’associé à une société déjà existante ou en créer une nouvelle à la volée.
Lorsque vous ajouté un contact à une société un « intitulé de poste » vous sera demandé. Au sein de Charik le poste du contact est considéré comme la qualification de sa relation avec la société. Ainsi un contact peut avoir plusieurs relation avec des sociétés différentes.
Ce contact et cette société sera automatiquement lié à vous en tant que « chargé », c’est à dire propriétaire du contact.
Au sein de Charik, il ne peut exister qu’un contact avec une même adresse email.
Lorsque le contact est créé avec succès vous êtes emmené vers la fiche contact correspondante.
Modifier une fiche contact
Une fiche contact évolue avec le temps. Vous pouvez donc la mettre à jour à tout moment pour garder une base de données fiable et exploitable.
Par exemple, vous pouvez :
- corriger une adresse email
- ajouter un numéro de téléphone
- mettre à jour le poste de la personne
- modifier son statut commercial
- compléter des informations utiles à votre suivi
Toute l’information du contact est modifiable dans la colonne de gauche.
Consulter l’activité d’un contact
Chaque fiche contact ne sert pas seulement à stocker des informations statiques. Elle permet aussi de retrouver l’historique des interactions liées à cette personne.
Dans la partie centrale de la fiche vous trouverez :
- des notes
- des appels
- des emails
- des tâches
- des rendez-vous
Ce flux d’activités permet de garder le contexte, même lorsque plusieurs personnes de l’équipe se sont succédées sur la gestion du même contact.
Associer un contact à une entreprise, un deal, …
Pour avoir un maximum de contexte en B2B, un contact peut/doit être lié à une ou des sociétés, des deals et parfois d’autres contacts avec des liens hiérarchiques ou familiaux.
La colonne de droite de l’écran vous permet de :
- Ajouter une nouvelle association en utilisant le « + »
- Qualifier la relation en utilisant le crayon
- Accéder à une vue rapide de la société ou du deal lié en cliquant sur la case
- Accéder directement à l’élément lié en cliquant sur le nom de l’élément.
- Supprimer la relation en cliquant sur la corbeille
Chaque relation peut être qualifiée en fonction des objets liés.
Rechercher et retrouver un contact
Cf la page Recherche et filtres.
Enrichir un contact (nécessite Pro +)
Cf la page Enrichir un contact.
Éviter les doublons
Les doublons sont l’un des problèmes les plus fréquents dans un CRM. Ils compliquent le suivi commercial, brouillent les reportings et peuvent nuire à l’expérience de votre équipe.
Pour les éviter, notre CRM utilise l’email comme identifiant unique
Une base propre est plus utile qu’une base volumineuse mais désorganisée.
Bonnes pratiques
Pour bien gérer vos contacts, nous vous conseillons de :
- remplir au minimum les champs essentiels
- mettre à jour les fiches régulièrement
- associer les contacts à la bonne entreprise
- noter les informations importantes après chaque échange
- limiter la création de doublons
- harmoniser les usages au sein de l’équipe
Problèmes fréquents
J’ai plusieurs fiches pour la même personne
Il est probable qu’un doublon ait été créé. Conserver la fiche la plus complète en mettant à jour les informations utiles.
Certaines informations sont vides
Toutes les fiches ne sont pas complètes dès le départ. L’essentiel est de commencer avec une base minimale fiable, puis d’enrichir progressivement les données.