Mardi, vous avez envoyé un email soigné à un prospect qui avait l’air intéressé. Nous sommes lundi, rien. Vous ouvrez un nouveau message, vous tapez « Je me permets de revenir vers vous », vous effacez, vous recommencez. La politesse est là. Ce qui manque, c’est quelque chose de neuf à dire.
Un bon mail de relance tient en quelques lignes et fait trois choses. Il apporte un élément nouveau (un exemple, une page précise, une date), pose une seule question à laquelle on répond en dix secondes, et laisse une porte de sortie honnête. Le reste (rappel du message précédent, excuses de déranger) rallonge sans convaincre. La règle vaut pour toute relance commerciale, et davantage à l’écrit : un email se lit en diagonale, sur un téléphone.
Suivent neuf modèles prêts à copier. Deux cas fréquents ont leur propre article : les modèles pour relancer un devis resté sans réponse et la relance après un premier rendez-vous.
Les règles d’un mail de relance qui obtient une réponse
Un objet qui dit de quoi il s’agit
L’objet décide de l’ouverture. Court, lisible en entier sur un téléphone, il reprend le sujet du prospect plutôt que le vôtre. « Relance » ne dit rien. « Vos devis en attente : l’exemple dont nous parlions » dit pourquoi ouvrir.
À proscrire : le faux « RE: » qui simule une conversation jamais eue (le destinataire s’en aperçoit à l’ouverture), et l’objet en majuscules ou chargé de points d’exclamation, qui ressemble à du courrier indésirable.
Plus court que le premier email
Entre 60 et 120 mots : la longueur qui se lit sans défiler. Au-delà, vous réexpliquez votre offre, et le prospect a déjà choisi de ne pas lire cette explication une première fois.
Une seule demande
Un rendez-vous, un nom, un oui ou un non. Pas les trois. Proposez deux créneaux précis plutôt que « quand vous voulez » : choisir entre mardi 10 h et jeudi 14 h coûte moins d’effort que fouiller son agenda. Et terminez par la question.
Même fil ou nouveau message
Répondre dans le fil garde le contexte sous les yeux du destinataire : c’est le bon choix pour la première relance. Passé deux ou trois semaines, ou pour un nouvel interlocuteur, une échéance fixée par le prospect ou un angle différent, ouvrez un nouveau message avec un nouvel objet.
L’heure d’envoi
Aucune heure magique ne vaut pour tous les métiers. Envoyez quand votre interlocuteur est devant son poste, programmez l’envoi plutôt que de partir à 23 h, et regardez à quelle heure vos prospects vous répondent : vos données valent mieux qu’une moyenne trouvée sur internet.
Les formules à bannir, et quoi écrire à la place
Trois tournures reviennent dans presque toutes les relances. Bien intentionnées, elles desservent celui qui les écrit.
« Je me permets de revenir vers vous »
Vous demandez la permission de faire ce que vous êtes déjà en train de faire. Sept mots, aucune information. Comme tout le monde l’emploie, l’œil saute la phrase, et avec elle le début de votre message, là où il fallait convaincre. À la place, entrez directement dans le sujet : « Mardi, vous m’avez parlé des devis qui restent sans suite. Voici l’exemple promis. »
« Aimable relance »
La formule est d’abord celle des services comptables qui relancent une facture impayée. Elle porte donc une nuance de dette : vous rappelez au destinataire qu’il vous doit quelque chose. Et c’est vous qui qualifiez votre propre relance d’aimable, ce qui sonne comme une politesse crispée, voire un reproche. Remplacez-la par le sujet lui-même : « Votre projet d’équipement : les deux options chiffrées » est plus aimable que « Aimable relance ».
« Avez-vous eu le temps de lire mon mail ? »
La seule réponse honnête est souvent « non », et personne n’aime l’avouer. La question met le lecteur en faute et l’invite à repousser encore. Faites le travail à sa place : résumez en une phrase ce qui le concerne, ou indiquez la page qui compte, puis posez une question sur le fond (« Le sujet fait-il partie de vos priorités ce trimestre ? »).
Modèles pour relancer un prospect qui n’a pas répondu
Variables entre crochets à remplacer, signature habituelle à ajouter. Aucune fausse urgence, aucune culpabilisation.
| Modèle | Situation | Quand l’envoyer |
|---|---|---|
| 1 | Premier email sans réponse | 4 à 7 jours après, dans le même fil |
| 2 | Après un salon ou un événement | Sous 48 heures |
| 3 | « Envoyez-moi un mail » au téléphone | Le jour même |
| 4 | Après l’envoi d’une documentation | 3 à 5 jours après |
| 5 | « Rappelez-moi dans trois mois » | À la date convenue, pas après |
| 6 | Rendez-vous manqué | Le jour même ou le lendemain matin |
| 7 | Contact parti, remplaçant arrivé | Dès que vous l’apprenez |
| 8 | « Pas de budget avant l’an prochain » | Au début de la préparation budgétaire |
| 9 | Ancien client | Quand vous avez du neuf à lui dire |
Modèle 1 : premier email resté sans réponse
Objet : celui du premier message, en répondant dans le même fil.
Bonjour [Prénom],
Un complément à mon message de la semaine dernière, en une phrase : chez [type d’entreprise comparable], [résultat concret, par exemple « les devis partent le jour même au lieu de trois jours après »].
Si [problème évoqué] fait partie de vos sujets ce trimestre, vingt minutes suffisent pour voir si cela s’applique chez [Société]. Jeudi 10 h ou vendredi 14 h ?
Et si vous n’êtes pas la bonne personne pour ce sujet, un nom me suffira.
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : une information nouvelle plutôt qu’un rappel, et une réponse facile pour qui n’est pas concerné. Un « voyez avec Jean Dupont » vaut mieux qu’un silence.
Modèle 2 : après un salon ou un événement
Objet : [Nom du salon] : la suite de notre échange sur [sujet]
Bonjour [Prénom],
Nous avons parlé mercredi sur le stand, entre deux visiteurs, de [problème cité par le prospect]. Vous m’aviez dit que [détail précis de la conversation].
Comme promis, voici [la ressource promise : l’exemple, la fiche, le chiffrage] en pièce jointe.
Si vous voulez regarder votre cas plus en détail, un appel de vingt minutes la semaine prochaine suffit. Mardi 10 h ou jeudi 14 h ?
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : le détail précis prouve que ce n’est pas l’envoi groupé reçu par tous les badges scannés. Notez-le sur la fiche le soir même.
Modèle 3 : au téléphone, le prospect a dit « envoyez-moi un mail »
Objet : Notre appel de ce matin : [sujet] en trois lignes
Bonjour [Prénom],
Merci pour ces deux minutes ce matin. Comme demandé, l’essentiel : [ce que vous faites, en une phrase adaptée à son métier].
Pour [Société], la question qui compte serait : [question de qualification, par exemple « combien de devis votre équipe envoie-t-elle par mois ? »].
Si la réponse vous fait dire que le sujet mérite vingt minutes : [date 1] ou [date 2]. Sinon, un simple « non merci » me convient très bien.
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : « envoyez-moi un mail » est souvent une manière polie de raccrocher. Un message très court, avec le droit explicite de dire non, change une partie de ces politesses en vraies réponses. Même un non fait gagner du temps.
Modèle 4 : après l’envoi d’une documentation
Objet : [Nom du document] : la page qui concerne [Société]
Bonjour [Prénom],
La présentation envoyée [jour] fait [nombre] pages. Une seule parle vraiment de votre situation : la page [numéro], sur [sujet]. Elle montre [élément concret, par exemple « comment une équipe de cinq commerciaux suit ses relances sans tableur »].
Si vous la parcourez, une question à garder en tête : [question liée à son activité].
Pour en parler : [date 1] ou [date 2] ?
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : le message fait la lecture à la place du prospect et lui indique les deux minutes qui comptent. Un raccourci remplace la question qui culpabilise.
Modèle 5 : « rappelez-moi dans trois mois »
Objet : Comme convenu en [mois] : [sujet]
Bonjour [Prénom],
En [mois], vous m’aviez donné rendez-vous à [période] pour reparler de [sujet]. Nous y sommes.
Vous attendiez alors [l’événement qui justifiait le report : la clôture de l’exercice, l’arrivée d’un directeur commercial, la fin d’un contrat]. Est-ce fait, et le sujet est-il revenu sur la table ?
Si oui, [date 1] ou [date 2] pour vingt minutes. Si vos priorités ont changé, dites-moi simplement quand reprendre contact.
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : c’est le prospect qui a fixé l’échéance. Tout repose sur la raison du report, à noter au moment de l’appel avec une tâche datée sur la fiche. Envoyez à la date prévue : trois semaines de retard, et il comprend que vous l’aviez oublié.
Modèles pour les situations plus délicates
Modèle 6 : rendez-vous manqué
Le no-show agace, mais le reproche n’a jamais fait revenir personne.
Objet : Notre rendez-vous de [jour] : on choisit un autre créneau ?
Bonjour [Prénom],
Nous avions rendez-vous [jour] à [heure] et nous ne nous sommes pas retrouvés. Un imprévu arrive à tout le monde.
Si [sujet] reste d’actualité, voici le lien pour choisir le créneau qui vous arrange : [lien de prise de rendez-vous].
Et si vos priorités ont changé entre-temps, un mot suffit : le sujet sera clos de notre côté.
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : une excuse toute prête que le prospect n’a pas à formuler, un lien qui supprime l’aller-retour de dates, et la possibilité de dire non sans gêne, préférable à un deuxième rendez-vous manqué.
Modèle 7 : votre contact a changé de poste
Deux messages le même jour : l’un à la personne partie, qui reste un contact précieux dans sa nouvelle entreprise, l’autre à son remplaçant, qui hérite du dossier sans son histoire. Voir aussi le changement de poste d’un client comme signal commercial.
Objet (à la personne partie) : Félicitations pour [nouvelle fonction]
Bonjour [Prénom],
Votre nouvelle fonction chez [Nouvelle société] est passée sous mes yeux : félicitations.
Nous avions bien travaillé ensemble sur [projet]. Si la question se pose aussi chez [Nouvelle société], ce sera avec plaisir.
D’ici là, une question : qui reprend [dossier] chez [Ancienne société] ?
Bonne prise de poste,
[Votre prénom]
Objet (au remplaçant) : [Dossier] : l’historique que suivait [Prénom du prédécesseur]
Bonjour [Prénom],
[Prénom du prédécesseur] et moi suivions ensemble [dossier]. Le point en était là : [état précis, par exemple « deux options chiffrées, décision prévue en mars »].
Rien ne presse pendant votre prise de poste. Quand vous aurez fait le tour de vos dossiers, vingt minutes suffiront pour vous transmettre l’historique et voir si le projet reste le vôtre. [Date 1] ou [date 2] ?
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : le remplaçant reçoit l’historique plutôt qu’une pression, et le message ne suppose pas qu’il reprend les engagements de son prédécesseur. C’est ce qu’il veut entendre dans ses premières semaines.
Modèle 8 : « pas maintenant, le budget ce sera l’an prochain »
L’erreur classique : relancer en janvier, budget déjà voté. Au moment de l’objection, demandez quand il se prépare et qui l’arbitre.
Objet : Budget [année] : les éléments pour votre arbitrage
Bonjour [Prénom],
En [mois], vous m’expliquiez que [sujet] ne pourrait pas entrer dans le budget avant [année], et que sa préparation démarrait en [mois]. Nous y arrivons.
Pour vous faire gagner du temps, voici en une page [le chiffrage pour votre équipe, ou les deux options possibles].
Si un échange avec [décideur, par exemple votre directeur financier] est utile avant l’arbitrage, un appel à trois peut se caler facilement : [date 1] ou [date 2] ?
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : la relance arrive quand le budget se décide, avec le document dont votre interlocuteur a besoin pour défendre la ligne devant sa direction.
Modèle 9 : un ancien client
Objet : [Prénom], une question depuis [projet commun]
Bonjour [Prénom],
Nous avons travaillé ensemble sur [projet] en [année]. Depuis, deux choses ont changé de notre côté : [nouveauté utile pour lui] et [seconde nouveauté].
Une seule question : [le besoin qui l’avait fait venir à l’époque] est-il toujours d’actualité chez [Société], ou l’avez-vous réglé autrement ?
Dans les deux cas, votre réponse m’intéresse.
[Votre prénom]
Pourquoi ça marche : aucun reproche, et le client peut répondre qu’il est parti ailleurs. Même ce « nous sommes passés chez un concurrent » vous apprend quelque chose. À plus grande échelle, la méthode pour relancer des clients inactifs détaille le tri à faire avant d’écrire.
Combien de relances envoyer, et à quel rythme
Après un premier email, deux ou trois relances suffisent le plus souvent, avec des écarts qui s’allongent : quelques jours, une semaine, puis deux. Un appel entre deux emails rappelle qu’une personne se cache derrière les messages, et le script de relance téléphonique donne les phrases pour le faire sans réciter.
En fin de série, un message de clôture obtient souvent la réponse que les autres n’ont pas eue : voir comment écrire le dernier mail de relance sans ultimatum.
Au-delà d’une dizaine de prospects, le suivi à la main oublie des relances ou en envoie à quelqu’un qui avait répondu la veille. Une séquence de relance automatique règle les deux, si elle s’arrête dès que le contact répond. Les séquences d’emails de Charik partent de votre boîte Gmail ou Outlook, s’interrompent à la première réponse et remontent sur la fiche du contact ; les modèles ci-dessus s’y glissent tels quels.
Côté règles, dans le B2B, la CNIL admet la prospection par email sans consentement préalable si le message a un rapport avec la profession du destinataire, à deux conditions : l’identité de l’expéditeur doit apparaître, et la personne doit pouvoir s’opposer simplement à recevoir d’autres messages (les règles détaillées sur cnil.fr). Quand un prospect demande d’arrêter, arrêtez, et notez-le pour que personne de l’équipe ne le relance le mois suivant.
Questions fréquentes
Comment écrire un mail de relance poli sans paraître insistant ?
Soyez bref, apportez un élément nouveau et posez une seule question. Trois messages qui répètent « avez-vous pu regarder ? » pèsent plus lourd que trois messages qui apportent chacun quelque chose. Laissez toujours une manière facile de dire non.
Quel objet mettre dans un mail de relance ?
Pour une première relance, répondez dans le fil d’origine. Pour un nouveau message, reprenez le sujet du prospect en quelques mots, par exemple « Comme convenu en juin : votre projet d’équipement ». Évitez « Relance » seul, « Aimable relance » et le faux « RE: » ajouté à un message qui n’est pas une réponse.
Combien de jours attendre avant de relancer un prospect par mail ?
Quatre à sept jours après un premier email est un délai raisonnable dans la plupart des métiers. Après un salon, un appel ou un rendez-vous manqué, écrivez le jour même ou sous 48 heures. Quand le prospect a fixé lui-même une date, respectez-la au jour près.
Peut-on encore écrire « aimable relance » ?
Pour une facture impayée, la formule reste d’usage courant. Pour un prospect, elle passe mal : elle évoque une dette et sonne comme une politesse forcée. Mettez plutôt le sujet concret dans l’objet.
Combien de relances envoyer à un prospect qui ne répond pas ?
Deux ou trois relances après le premier message, espacées de plus en plus, puis un message de clôture. Si rien ne vient, mettez le contact de côté et notez une date pour revenir avec un vrai motif. Relancer sans fin abîme votre image et votre délivrabilité.
