Un nouveau client vous envoie un bon de commande de 18000 euros et demande un paiement à 45 jours fin de mois. Ou un fournisseur que personne ne connaît propose un tarif imbattable contre un acompte de 40 %. Le commercial veut signer avant vendredi. Personne n’a regardé à qui on a affaire.
Vérifier une entreprise prend dix minutes, avec des sources officielles et gratuites, à condition de suivre un ordre : existence et statut, ancienneté, cohérence de l’identité, dirigeants, procédures collectives, comptes déposés, signaux d’alerte, coordonnées bancaires. Tout part du numéro d’identification : si vous ne l’avez pas encore, notre guide pour trouver le SIRET d’une entreprise vous le donne en une minute à partir d’un nom ou d’une adresse.
Ces contrôles servent dans les deux sens : côté client, avant d’accorder des délais de paiement ; côté fournisseur, avant de verser un acompte. Les registres ne disent pas tout, mais ils écartent la plupart des mauvaises surprises.
Les contrôles à faire, dans l’ordre
Chaque ligne de ce tableau est détaillée plus bas.
| Contrôle | Où le faire gratuitement | Ce qui doit alerter |
|---|---|---|
| Existence et statut | Annuaire des Entreprises, avis de situation SIRENE (INSEE) | Entreprise cessée ou radiée, établissement fermé, numéro introuvable |
| Ancienneté | Date de création sur l’Annuaire ou l’attestation RNE | Société de quelques semaines qui passe une grosse commande à crédit |
| Cohérence de l’identité | Attestation d’immatriculation RNE (data.inpi.fr), VIES | Nom, adresse, SIRET ou TVA qui ne correspondent pas au document reçu |
| Dirigeants | Annuaire des Entreprises, actes sur data.inpi.fr | Interlocuteur absent du registre, président changé très récemment |
| Procédures collectives | bodacc.fr, onglet des annonces de l’Annuaire | Sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire |
| Comptes annuels | data.inpi.fr, données financières de l’Annuaire | Aucun dépôt depuis deux exercices, capitaux propres négatifs |
| Siège et capital | Annonces de modification au BODACC, RNE | Transferts de siège répétés, domiciliation récente combinée à d’autres changements |
| Coordonnées bancaires | Contre-appel au numéro connu, RIB au nom de la société | IBAN modifié par email, titulaire du compte différent de la société |
| Obligations sociales (fournisseur) | Attestation de vigilance URSSAF | Refus ou retard à la fournir pour un contrat de 5000 euros HT ou plus |
Commencer par l’existence et le statut administratif
Tapez le nom ou le SIREN dans l’Annuaire des Entreprises, le service public qui réunit les données de l’INSEE, du Registre national des entreprises (RNE) et du BODACC. Le statut apparaît d’emblée : en activité, cessée ou radiée.
Les deux derniers mots ne veulent pas dire la même chose. « Cessée » vient du répertoire SIRENE de l’INSEE : l’entreprise a déclaré l’arrêt de son activité. « Radiée » vient du registre : l’entreprise n’y figure plus, après une dissolution suivie d’une liquidation, ou par une radiation d’office. Dans les deux cas, une facture ou un bon de commande émis sous ce numéro doit vous arrêter net.
Regardez aussi l’établissement. Une société peut être active alors que le SIRET de son devis correspond à un établissement fermé, souvent après un déménagement. Rien de grave, mais vos documents doivent porter le SIRET d’un établissement ouvert.
Pour garder une preuve datée, l’avis de situation SIRENE se télécharge gratuitement sur le site de l’INSEE. Il sert à l’identification et ne remplace pas un justificatif d’immatriculation : l’INSEE ne délivre pas d’extrait Kbis. Le document qui fait foi, sauf preuve contraire, est l’attestation d’immatriculation au RNE, gratuite sur data.inpi.fr. L’extrait Kbis, payant, reste délivré par le greffe du tribunal de commerce.
Certains entrepreneurs individuels ont demandé que leurs données ne soient pas diffusées : la fiche reste alors partielle. C’est un droit, et cela n’indique aucune fraude.
Mesurer l’ancienneté et la rapporter à l’enjeu
La date de création figure sur la fiche. Une société de trois mois n’a rien de suspect en soi : tout le monde commence un jour. Ce qui doit faire réfléchir, c’est l’écart entre l’ancienneté et la demande. Une entreprise de six semaines qui commande pour 18000 euros de matériel, paiement à 60 jours, livraison urgente : le risque est réel, quelle que soit sa bonne foi.
Autre écart : un SIREN tout neuf derrière un nom commercial connu depuis des années. Restructuration, nouvelle filiale, ou notoriété empruntée ? Une question au client suffit en général à trancher.
Un fournisseur de matériel électrique dont le code NAF correspond à du conseil en communication mérite aussi une question. Le code est déclaratif, l’incohérence ne prouve rien, mais elle se lève en une phrase.
Vérifier que nom, adresse, SIRET et TVA racontent la même histoire
Posez le bon de commande ou la facture à côté de l’attestation RNE et comparez : dénomination exacte, forme juridique, adresse du siège, SIRET de l’établissement. Une raison sociale légèrement différente (« Société A France » au lieu de « Société A ») ou une adresse qui ne correspond à aucun établissement de ce SIREN sont les premiers signes d’une usurpation.
Le numéro de TVA intracommunautaire se vérifie sur VIES, le service de la Commission européenne. Pour une société française, il se compose de FR, d’une clé de deux caractères et du SIREN : si les neuf derniers chiffres ne reprennent pas le SIREN affiché, quelque chose cloche. Le détail du calcul et des cas particuliers est dans notre article sur le numéro de TVA intracommunautaire.
Cette étape démasque la fausse commande. Un escroc se fait passer pour une société réelle et solide, commande à crédit et fait livrer ailleurs. Le SIREN est authentique, donc tout paraît en règle. Ce qui trahit le montage : un domaine d’email qui imite celui de la société, une adresse de livraison absente de ses établissements, un interlocuteur joignable seulement sur un mobile. Appelez le standard avec un numéro trouvé par vous-même et demandez le signataire.
Regarder qui dirige et ce qui a changé récemment
L’onglet des dirigeants de l’Annuaire liste les mandataires sociaux inscrits au registre. Sur data.inpi.fr, avec un compte gratuit, vous accédez aussi aux actes déposés : statuts, procès-verbaux de nomination, décisions de transfert de siège. Notre guide pour trouver le dirigeant d’une entreprise détaille ces sources et leurs limites.
Deux questions. Le signataire figure-t-il au registre, ou a-t-il une délégation ? Un directeur commercial peut signer un bon de commande, mais un « gérant » qui n’apparaît nulle part doit s’expliquer. Ensuite, qu’est-ce qui a changé ces derniers mois ? Un changement de dirigeant est le plus souvent banal : succession, retraite, arrivée d’un associé. Il devient un signal quand il s’accompagne, dans les mêmes semaines, d’un transfert de siège, d’un changement d’objet social et d’une première commande importante chez vous.
Écarter les procédures collectives en une recherche
Une recherche par SIREN sur bodacc.fr, ou un coup d’œil à l’onglet des annonces de l’Annuaire, suffit à savoir si l’entreprise fait l’objet d’une procédure de sauvegarde, d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire. Une procédure en cours n’interdit pas de travailler ensemble, mais elle change les conditions : paiement comptant ou acompte, et pas de délai. Le fonctionnement de ces annonces et la façon de surveiller un portefeuille de comptes dans la durée sont expliqués dans notre guide pour surveiller ses clients et prospects au BODACC.
Lire les comptes déposés, ou comprendre leur absence
Les comptes annuels non confidentiels déposés depuis 2017 se téléchargent gratuitement sur data.inpi.fr, et l’Annuaire en reprend les principaux chiffres. En deux minutes, regardez quatre choses sur deux ou trois exercices : le chiffre d’affaires, le résultat net, les capitaux propres, et leur évolution. Des capitaux propres négatifs signifient que les pertes accumulées dépassent ce que les associés ont apporté. La société peut s’en remettre, mais pour un client à qui vous accordez 60 jours, c’est une raison de demander un acompte. Notre article sur l’effectif et le chiffre d’affaires d’une entreprise explique où trouver ces données et comment les interpréter.
Beaucoup de fiches affichent pourtant « comptes confidentiels ». C’est légal et très répandu. Une micro-entreprise au sens comptable (qui ne dépasse pas deux des trois seuils suivants : 450000 euros de bilan, 900000 euros de chiffre d’affaires, 10 salariés) peut rendre tous ses comptes confidentiels. Une petite entreprise (mêmes règles avec 7,5 millions de bilan, 15 millions de chiffre d’affaires, 50 salariés) peut masquer son compte de résultat. La confidentialité ne dit donc rien de la santé de la société. Demandez le dernier bilan : une entreprise saine qui veut des délais le fournit.
L’absence de dépôt est plus parlante que la confidentialité. Les comptes doivent être approuvés dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, puis déposés dans le mois, ou deux mois en cas de dépôt en ligne. Une société qui n’a rien déposé depuis deux exercices ne respecte pas cette obligation, et cela traduit souvent un désordre administratif ou financier.
Les signaux qui doivent faire ralentir
Aucun de ces signaux ne suffit seul. C’est leur accumulation qui compte.
La domiciliation récente. Légale et courante pour une jeune entreprise, elle alerte quand elle arrive en même temps qu’un nouveau dirigeant et une commande hors de proportion.
Les transferts de siège répétés. Le BODACC garde la trace de chaque déménagement. Trois transferts en deux ans méritent une question.
Le capital social. Dans une SAS ou une SARL, il est librement fixé, un euro suffit. Il compte rapporté à l’engagement : une société à 1000 euros de capital, sans comptes publiés, qui demande 50000 euros de crédit, vous fait porter seul le risque.
L’urgence. Une première commande pressante, des délais longs réclamés d’emblée, une négociation qui porte plus sur le paiement que sur le produit. Un bon client pressé existe. Un client pressé qui refuse toute vérification, beaucoup moins.
Le changement de RIB, la fraude qui vise les entreprises saines
La fraude au changement de coordonnées bancaires frappe des relations parfaitement solides. Un email arrive, apparemment envoyé par un fournisseur habituel : « Nous changeons de banque, merci d’effectuer vos prochains règlements sur le RIB ci-joint. » L’adresse imite celle du fournisseur, ou provient de sa vraie boîte, piratée. Le virement part sur le compte du fraudeur, et le vrai fournisseur réclame son dû un mois plus tard.
La règle qui l’empêche tient en une ligne : aucun changement d’IBAN n’est pris en compte sans contre-appel, à un numéro que vous connaissiez déjà, jamais à celui qui figure dans le message. Ajoutez une double validation interne et vérifiez que le titulaire du nouveau compte est bien la société. Un fournisseur français qui bascule soudain vers une banque étrangère déclenche un appel, sans exception. La fiche réflexe de Cybermalveillance.gouv.fr sur les faux ordres de virement résume ces précautions et la conduite à tenir.
Une réponse type à garder sous la main :
Bonjour [Prénom],
Nous avons reçu le [date] un message demandant la modification de vos coordonnées bancaires. Par sécurité, nous ne prenons en compte aucun changement d’IBAN transmis par email. Nous allons vous appeler au [numéro déjà connu] pour confirmer cette demande, et nous vous remercions de nous adresser un RIB au nom de [Société]. D’ici là, nos règlements restent sur le compte habituel.
[Votre prénom]
Si le virement est déjà parti, appelez votre banque immédiatement pour tenter un rappel des fonds, puis déposez plainte et signalez les faits sur 17Cyber. Et prévenez vos propres clients que vous ne changerez jamais de RIB par simple email.
Côté fournisseur : l’attestation de vigilance dès 5000 euros
Quand vous confiez une prestation, la vérification devient une obligation légale. Pour tout contrat d’au moins 5000 euros HT, le prestataire doit vous remettre à la signature une attestation de vigilance délivrée par l’URSSAF, puis une nouvelle tous les six mois jusqu’à la fin du contrat, avec un justificatif d’immatriculation. L’attestation prouve qu’il est à jour de ses déclarations et de ses cotisations sociales. Son authenticité se vérifie sur le site de l’URSSAF. Sans ce contrôle, le donneur d’ordre s’expose à une solidarité financière si le prestataire est condamné pour travail dissimulé.
Un fournisseur sérieux télécharge ce document en deux minutes. Celui qui le promet « pour la semaine prochaine » à chaque relance vous a déjà répondu.
Quand aller plus loin que les registres
Les registres décrivent le passé : des comptes vieux de six à dix-huit mois, des annonces publiées après coup. Pour une commande de 2000 euros payée à 30 jours, les contrôles gratuits suffisent. Pour un client qui pèsera 15 % de votre chiffre d’affaires, non.
La cotation de la Banque de France n’est pas publique, seuls le dirigeant et les acteurs du financement y ont accès, mais vous pouvez demander au dirigeant de la partager. L’assurance-crédit indique l’encours qu’elle accepte de garantir sur un client : un avis extérieur précieux sur un gros compte.
Le levier le plus simple reste contractuel. Le code de commerce plafonne les délais de paiement entre entreprises à 60 jours après la date de facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Ce plafond ne vous oblige à rien. Pour une première commande avec un client sans historique, un acompte de 30 % à la signature et le solde à la livraison n’ont rien d’insultant. Écrivez ces conditions dans le devis : un devis signé a une valeur juridique, et c’est lui qui vous protégera en cas de litige.
Enfin, notez le résultat de vos contrôles sur la fiche société de votre CRM, avec la date. Le collègue qui reprendra le compte saura ce qui a été vérifié. Avec Charik Pro, l’enrichissement des sociétés remplit d’ailleurs SIRET, TVA, code NAF, effectif, chiffre d’affaires et dirigeants depuis les données publiques françaises : il ne reste à faire que les contrôles qui demandent un jugement humain, comme le contre-appel ou la lecture des comptes.
Questions fréquentes
Comment savoir si une entreprise existe vraiment ?
Recherchez son nom ou son SIREN sur l’Annuaire des Entreprises, qui indique si elle est en activité, cessée ou radiée. Téléchargez ensuite l’attestation d’immatriculation au RNE sur data.inpi.fr : c’est gratuit et le document fait foi sauf preuve contraire. Vérifiez enfin que l’adresse et le SIRET qu’on vous a transmis correspondent à un établissement ouvert.
Que signifie une entreprise radiée ?
Elle ne figure plus au registre national des entreprises, le plus souvent après sa dissolution et la clôture de sa liquidation, parfois par une radiation d’office. Elle ne peut plus exercer d’activité. Un devis ou une facture émis sous ce numéro doit être refusé jusqu’à explication.
Comment vérifier la solvabilité d’un client gratuitement ?
Consultez ses comptes déposés sur data.inpi.fr, en regardant le résultat et les capitaux propres sur plusieurs exercices, puis vérifiez l’absence de procédure collective sur bodacc.fr. Si les comptes sont confidentiels, demandez le dernier bilan au client. Pour un encours important, l’avis d’un assureur-crédit ou la cotation Banque de France, que seul le dirigeant peut vous transmettre, complètent le tableau.
Une entreprise aux comptes confidentiels est-elle suspecte ?
Non. Les micro-entreprises peuvent rendre tous leurs comptes confidentiels et les petites entreprises leur compte de résultat : c’est un droit très utilisé. Le vrai signal d’alerte est l’absence totale de dépôt sur plusieurs exercices.
Que faire si un fournisseur demande de changer son RIB par email ?
Ne modifiez rien avant d’avoir appelé le fournisseur à un numéro que vous connaissiez déjà, jamais à celui du message. Demandez un RIB au nom de la société et faites valider le changement par une deuxième personne. En cas de virement déjà parti, prévenez votre banque sans attendre, puis déposez plainte.
